第一章总则

第一条为规范后勤管理处会议管理，提高会议效率和会议质量，特制定本规定。

第二章适用范围

第二条适用范围：后勤管理处各种会议。

第三章会议准备规定

第三条做好会议通知工作

（一）会议通知由会议组织部门负责，会议通知可采用电话通知、书面通知及口头通知等方式。

（二）会议通知包括会议时间、会议地点、会议议题、参会人员。

（三）计划内或常规性召开的会议应提前一天通知，临时决定召开的应提前半小时通知，通知对象为参会人员及会务服务人员。

（四）参会资料，应由会议组织部门提前准备；必要时，应按规定提前发放。

（五）会议组织部门应提前落实会场，准备好会场所需的各种设施及用品。

第四章会议组织规定

第四条会议组织部门应做好会议的各项组织工作。

第五条会议主持人应当履行下列职责：

（一）提前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备工作。

（二）会议开始后，将会议的议题、议程、待议事项、注意情况等进行必要的说明。

（三）根据会议进行实际情况，对议程进行适时、必要的控制，限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（四）对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（五）应将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门（人）、达成标准和时间等会后事项的安排向参会人明确。

第六条参会人应当遵守下列规定：

（一）应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。

（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。

（四）遵守会议纪律，保持会场安静；将手机调到振动或关机，原则上不允许接听电话，如须接听，应离开会场接听。

（五）做好本人的会议记录。

第七条会议记录及会议纪要规定

（一）会议应以专用会议记录本进行记录，可由专人负责会议记录。

（二）会议记录应确保记录的原始性、真实性、准确性。

（三）会议原始记录应于会议当日、会议纪要应于一个工作日内整理完毕，视情况确定发放部门及人员。

（四）会议记录人要做好会议原始记录的日常归档、保管工作。

（五）根据会议需要整理会议纪要。下列情况下，应整理会议纪要：

1.党委会、党政联席会、主任办公会。

2.须会后对会议要求贯彻落实的会议。

3.要求整理会议纪要的会议。

（六）会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定。

第八条会议考勤规定

（一）会议组织部门应对会议到会情况进行如实考勤；对迟到、中途退场、无故缺席会议的人员应及时向其所在部门反馈。

（二）所规定的参会人员因特殊情况不能参加会议的，须在会前向本部门领导请假，并向会议组织者说明情况。

第五章部分重大会议的规定

第九条后勤管理处干部会议

（一）后勤管理处干部会议主要是传达、贯彻上级和后勤管理处的精神、决议、决定等；根据后勤管理处工作运行情况提出意见，布置工作任务，提出工作要求；听取、收集各部门有关人事、财务、经营情况的汇报及建议等。

（二）参加后勤管理处干部会人员一般为后勤管理处科级或副科级以上干部。根据会议内容，由会议主持人确定参加人员，后勤管理处综合办公室负责通知有关人员到会。

（三）干部会一般由主任或党委书记主持，综合办公室负责会议记录。

（四）干部会议召开时间、地点、参加人等一般由综合办公室列入后勤管理处会议安排表。临时召开的干部会议由后勤管理处综合办公室负责通知有关人员到会。

第十条党支部书记会议

（一）党支部书记会议主要是传达、贯彻上级党组织会议精神、决定、决议和后勤管理处党委会议决定、决议；布置党委工作计划、工作要求；听取各党支部年度工作计划和工作总结汇报；通报或决定党务工作中的重大事宜。

（二）参加会议人员一般为后勤管理处党委书记、各党支部书记等。

（三）党支部书记会一般由后勤管理处党委书记主持，会议由综合办公室组织，后勤管理处党务秘书负责会议记录并整理。

第十一条党员大会

（一）党员大会主要是传达贯彻上级党委文件和工作报告；传达贯彻后勤管理处党委会议决定、决议和精神；选举产生新一届党委委员；传达贯彻后勤管理处其他党务工作。

（二）党员大会一般由后勤管理处党委书记主持，后勤管理处党务秘书负责会议记录并整理。

第十二条职工代表大会

职工代表大会主要议题包括听取和审议主任工作报告、审议财务工作报告、审议工会工作报告、审议提案工作报告、审议重大决策、职工队伍建设及其他有关工作发展的重大问题提出意见和建议等。

（一）职工代表大会一般由工会主席主持，由职工代表大会指定人员负责会议记录并整理。

第十三条党委会和党政联席会

党委会和党政联席会分别依据燕山大学党委会会议或党政联席会议事规则执行。

第六章附则

第十四条本规定由后勤管理处负责解释。

第十五条本规定自公布之日起开始实施。