第一章 总则

第一条 为加强燕山大学后勤集团的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，特制定本规定。

第二条 本规定所称的档案，是指燕山大学后勤集团在从事管理、服务以及其他各项活动直接形成的对后勤集团有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理人员职责

第四条 按照有关规定做好后勤集团的各类档案及有关资料的收集、整理、鉴定、统计、分类、归档等工作。

第五条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

第六条 编制检索工具，开发档案信息资源。

第七条 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

第八条 开展档案的开放和利用工作。

第九条 利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

第十条 工作人员应当热心档案事业、遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，努力维护后勤集团档案的完整与安全。

第三章 归档范围

第十一条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

第十二条 后勤集团对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十三条 后勤集团的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 后勤集团与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十五条 后勤集团职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十六条 后勤集团的大事记及反映后勤集团重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十七条 后勤集团的仪器设备相关文书，主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

第四章 档案管理要求

第十八条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

第十九条 应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报总经理批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 应当采用有效的保管措施，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十一条 档案保管应当遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十二条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十三条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

第二十四条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第二十五条 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十六条 案卷封面，应逐项按规定用黑色签字笔书写，字迹要工整、清晰。

第二十七条 档案管理员应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向相关负责人报告，及时处理。

第五章 档案的利用与公布

第二十八条 后勤集团档案只有后勤集团内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报总经理批准后，方可借阅。

第二十九条 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

第三十条 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

第三十一条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

第三十二条 后勤集团提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经总经理批准。加盖后勤集团公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十三条 寄存在后勤集团的档案，归寄存者所有。后勤集团如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

第三十五条 不准转借，必须专人专用。

第三十六条 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第六章 奖励与处罚

第三十七条 后勤集团对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案机构的。

（四）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十八条 有下列行为之一的，后勤集团对直接负责的人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十九条 本规定适用于燕山大学后勤集团。

第四十条 本规定自公布之日起开始实施。