为加强燕山大学后勤集团公文管理，规范公文办理行为、公文行文的规范化、标准化，依据《党政机关公文处理工作条例》及《燕山大学公文处理实施细则》，结合后勤集团日常工作和公务活动等特点，特制定本规定。

一、公文办理的责任部门及职责

1．后勤集团综合办公室是后勤集团公文办理的管理部门，代表后勤集团办理公文并协助后勤集团所属部门的公文办理工作。

2．各职能部门负责本部门公文办理工作。

3．公文办理应做到坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。

二、公文办理的基本程序

1．普通公文的办理程序

⑴ 各部门负责人负责对公文的审阅、批办以及其他必要的处理，或指定本部门文秘人员对文书进行具体处理。

⑵ 如果遇到重要或异常事项，应及时请示后勤集团分管领导或本部门领导，按照领导批示办理。

⑶ 对有关联的事项，应与相关部门协调后方可进行处置。

⑷ 学校及校外公文的办理。综合办公室文秘人员应交综合办公室领导签署拟办意见，文秘人员需按领导拟办意见送相关领导审批或转交有关部门办理，办理结束需收回存档；需回复的应在规定的时间内及时回复；如需上报数据、材料等重要信息，应由联系领导审核签字、并盖后勤集团公章方可上报。

⑸ 下级部门上报的公文。由综合办公室按职能进行审核，交领导签署拟办意见，文秘人员按领导拟办意见办理，办理完成需及时返回上报部门，并进行存档。

(6) 收到信访文件。填写《来信/来电/来访记录与处理单》，由综合办公室送交相关领导批示，综合办公室按照批示内容发至办理部门，原则上三日内将回复交回综合办公室；回复经综合办公室审核后由综合办公室及时反馈于信访人；如综合办公室转发的应将信访文件与回复一并复印存档。

2．机密文书的办理要求

⑴ 机密文书的处理应按照权限管理处置，严格控制处理范围。

⑵ 指名文书原则上应由指名人开启，其他人不得擅自启封。

⑶ 未经批准机密文书不得翻印或复制。经批准翻印或复制的机密文书必须进行登记，注明复制部门、日期、份数及印发范围等，并加盖复制部门印章。

⑷ 机密文书应按照学校保密工作规定存档保管。

3．公文传阅的基本流程

⑴ 需传阅的公文，由各部门负责人根据公文内容确定传阅范围；办公室文秘人员应填写由后勤集团统一印制的《文件传阅单》。

⑵ 传阅人在阅览后必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在公文空白处签署意见。

⑶ 各部门负责人应根据阅览人签署的意见进行处理。

⑷ 传阅公文应同《文件传阅单》一同存档保管。

三、公文办理工作要求

1.综合办公室、各职能部门收到下级部门上报的需办理的公文后应当进行审核。审核的重点：确认是否由本部门办理，是否符合行文规则，内容是否符合本部门工作实际。

2.对审核后的公文，综合办公室、各职能部门应当填写《文件批办单》，提出拟办意见送后勤集团联系或主管领导审批或转交相关部门办理。

需要两个部门办理的应当明确主管部门。

紧急公文办理时限一般不得超过三天。

3. 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门或本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

4.在公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的，主办部门应主动与有关部门协商。

5.需给予交办部门答复的公文，承办部门在办理后应以书面报告回复交办部门。

四、公文分类

后勤集团公文种类分为：

基础性文件，主要是指后勤集团制订的用于规范化管理、指导经营管理等方面的内部规章制度。

实施性文件，主要是指各部门根据本部门工作职能和后勤集团基础性文件确定的实施办法、细则、决定等类型文件。

运行性文件，主要是指后勤集团为保证日常工作运行而编制的请示、报告、通知、通报、批复等类型公文。

质量管理文件，主要是根据质量管理体系要求，保证工作质量目标实现的文件。

五、行文规定

行文是公文办理的重要内容，各级公文的行文必须经过主管领导审批，严禁未经审批行文下发。公文行文过程包括拟稿、审核、审批等。

1．拟稿

⑴ 后勤集团各部门应根据后勤集团党政联席会决定和领导指示精神，确定文稿内容及要求，并由各部门文秘人员拟稿。

⑵ 各部门文秘人员根据文稿内容及要求，按照公文格式起草公文。

2．审核

⑴ 后勤集团各部门文秘人员拟稿后由各部门负责人进行审核。

⑵ 各部门负责人应对草拟的公文进行认真审核，审核的重点：是否符合党政联席会等会议决议和领导指示精神，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，是否符合拟制公文的有关要求，是否符合公文格式。

⑶ 各部门负责人审核后，应在《燕山大学后勤集团拟文专用稿纸》审核人栏内签名，注明审核日期；并确定下发范围和份数。

3．审批

⑴ 文秘人员将已审核后的文稿提交后勤集团相关领导审批。综合办公室下发的行政文件由总经理审批，党务文件由党委书记审批。

⑵ 后勤集团领导审阅后，应在《燕山大学后勤集团拟文专用稿纸》审批意见栏内签署意见，并在审批人栏内签名，注明审批日期。

4．行文要求

⑴ 符合国家的法律法规及其他有关规定。

⑵ 情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

⑶下行文应当同时抄送直接上级机关。

⑷上行文不得抄送下级机关。

⑸结构层次序数为，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。

⑹成文日期、部分结构层次序数和词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。

⑺公文的文种应根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

⑻后勤集团各部门编号文件应使用后勤集团统一印制的公文纸。

六、发文规定

1．所有公文由后勤集团综合办公室负责印发。

2．后勤集团各部门印发编号公文需填写《燕山大学后勤集团拟文专用稿纸》，由后勤集团综合办公室审核，综合办公室排版印发，行文部门下发。

3．后勤集团各部门发文编号方式：

发文代字按承办部门分别为：

承办部门：后勤集团党政发文代字：后勤集团党政办字；

承办部门：后勤集团人事劳资发文代字：后勤集团人劳字；

承办部门：综合办公室发文代字：后勤集团综合字；

承办部门：楼宇管理科发文代字：后勤集团楼宇字；

承办部门：膳食服务科发文代字：后勤集团膳食字；

承办部门：绿化环卫科发文代字：后勤集团绿化字；

承办部门：校园修缮科发文代字：后勤集团修缮字；

承办部门：校医院发文代字：后勤集团医院字；

承办部门：幼儿园发文代字：后勤集团幼儿字；

承办部门：能源保障科发文代字：后勤集团能源字；

承办部门：房产科发文代字：后勤集团房产字；

承办部门：经营服务部发文代字：后勤集团经营字；

承办部门：居委会发文代字：后勤集团居委字；

4．办公室文秘人员应填写《发文登记表》，在公文左上角打印部门号，盖受控状态章，发至各部门，并责成接收人在《发文登记表》上签名，注明收文日期。

七、收文规定

1．接收公文时应在《发文登记表》上签名，并注明收文日期。

2．接收公文部门应先登记填写《收文登记表》，再填写《文件批办单》转交本部门领导传阅，传阅后及时办理，收回存档。

3．任何部门和个人不得擅自或随意扣压公文。

4．各部门收文后，除填写《收文登记表》外，同时外来文件还应填写《外来文件清单》、受控文件应填写《受控文件清单》。

凡属于后勤集团以外部门，包括国家、政府和学校各职能部门下发或转发的有关公务活动的公文、法律法规、行业标准等均属于外来文件。

凡属于后勤集团综合办公室、各职能部门、各部门下发的有关管理规章制度和指导工作运行并具有长期效力的公文和适用于本部门工作运行的法律法规、行业标准等均属于受控文件。

八、本规定由燕山大学后勤集团负责解释。

九、本规定自公布之日起开始实施。