为规范办公室管理和服务工作，按照《后勤集团精细化管理实施方案（试行）》（燕大后勤字[2017]2号）要求，特制订本细则。

一、指导思想

紧紧围绕集团中心工作，运用科学、规范的管理方法，把“精、细、实、严”落实到办公室工作的每个环节，不断提高管理和服务水平。以服务教学、助力科研、关注民生、保障安全为指导，以全面提升执行力、提高效率为出发点，

二、管理目标

按照精细管理和优质服务的总体要求，以“精”为目标，以“细”为手段，以规章制度为管理依据，将管理责任明确化、流程规范化、服务标准化，把精细管理落实到办公室工作的每个环节。

三、管理规范

公文管理

一、岗位职责

1.负责后勤集团各类收文的签收、登记、分文、送阅等工作。

2.负责后勤集团收文的跟踪、催办、督办工作。

3.负责后勤集团收文的整理、清点、归档（含纸质文件和电子文件）、销毁（纸质文件）等工作。

4.负责来文的审核、意见反馈等日常管理工作。

5.负责答复、反馈上级部门有关来文办理情况的咨询。

6.负责后勤集团下发文件的审核、送印、登记等工作。

二、公文管理程序

（一）收文办理的基本程序

1.运行公文的办理程序

（1）办公室对公文进行审阅、登记编号、填写《校内请示批办单》或《文件批办单》。

（2）办公室主任审阅、签署拟办意见。

（3）报送总经理或党委书记审批。

（4）按总经理或党委书记批示送承办部门主管副总经理审批。

（5）承办部门按照领导审批要求处理相关事宜。

（6）承办部门将工作处理结果形成文字材料同原件一并返回综合办公室。

（7）办公室归档，需要回复的公文综合办公室进行回复后归档。

2.传阅公文的办理程序

（1）综合办公室对公文审阅、登记编号、填写《文件批办单》。

（2）办公室主任对文书审阅、签署拟办意见。

（3）报送总经理或党委书记审批。

（4）按总经理或党委书记批示送领导班子成员传阅签字。

（5）领导班子成员及其他相关人员传阅签字后将文件返回综合办公室归档。

（二）发文的基本程序

1.后勤集团发文

（1）综合办公室或其他发文部门根据后勤集团党政联席会会议决定、领导指示精神或实际工作，按照相应公文格式起草公文。

（2）领导审核或相关会议研究通过后，填写《燕山大学后勤集团拟文专用稿纸》，明确文件标题、主送和抄送单位；履行发文审批手续，需有拟稿人、核稿人和签发人签字后方可下发，行政类文件必须由总经理签发，党建类必须由党委书记签发。

（3）印发公文并分发至相关部门。

（4）公文归档。

2.后勤集团上报学校发文

（1）相关业务部门或综合办公室根据工作实际需要，按照相应公文格式起草公文。

（2）领导审核或相关会议研究通过后，报请主管副校长审查。

（3）审查通过后，综合办公室填写《燕山大学拟文专用稿纸》，履行学校公文发文审批手续。

（4）提交学校发文部门印发。

（5）报送至相关部门，并做好归档。

 

档案管理

一、岗位职责

1.按照有关规定做好后勤集团的各类档案及相关资料的收集、整理、鉴定、统计、分类、归档等工作。

2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

4.开展档案的开放和利用工作。

5.工作人员应当具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，努力维护后勤集团档案的完整与安全。

二、归档范围

1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2.后勤集团对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3.后勤集团的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.后勤集团与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5.后勤集团职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

三、档案管理要求

1.归档的档案材料应符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

2.应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报处长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

3.应当采用有效的保管措施，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

4.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

5.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

7.档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

8.档案管理员应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向相关负责人报告，及时处理。

9.后勤集团档案只有后勤集团内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报总经理批准后，方可借阅。

10.档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

11.必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

12.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

13.后勤集团提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经总经理批准。加盖后勤集团公章的档案复印件，与原件具有同等效力。

14.用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

印章管理

一、印章使用范围

1.中共燕山大学后勤集团委员会印章

以集团党委的名义上报学校领导及上级部门的报告、请示等。

以集团党委的名义下发或转发的各类文件、通知、决定等。

其他需要使用中共燕山大学后勤集团委员会印章的文书。

2.燕山大学后勤集团印章

以后勤集团的名义上报学校领导及上级部门的报告、请示等。

以后勤集团的名义下发或转发的各类文件、通知、决定等。

以后勤集团的名义签订的各种协议书、合同等。

其他需要使用燕山大学后勤集团印章的文书。

3.燕大后勤餐饮生活服务中心印章

以燕大后勤餐饮生活服务中心的名义下发或转发的各类文件、通知、决定等。

以燕大后勤餐饮生活服务中心的名义签订的各种协议书、合同等。

其他需要使用燕大后勤餐饮生活服务中心印章的文书。

4.秦皇岛燕大后勤实业有限公司印章

以实业公司的名义签订的各种协议书、合同等。

以实业公司的名义上报学校领导及上级部门的报告、请示等。

以实业公司的名义下发或转发的各类文件、通知、决定等。

其他需要使用秦皇岛燕山后勤实业有限公司印章的文书。

二、用印签批权限

1.燕山大学后勤集团向上级报送的有关文件、文书、请示、报告、工作汇报、调查报告、人事调动、职称评审、工资申报、统计报表、情况汇报等，必须由集团总经理或党委书记签批方可用印。

2.合同书、协议书等，必须由集团总经理签批方可用印。

3.呈送学校有关部门的请示、报告、汇报等公文，必须由部门主管领导签批方可用印，重要的需总经理签批。

4.各部门因业务对外联系出具的一般证明、介绍信、信息等，必须由部门主管领导签批后方可用印。

5.凡涉及个人事项需加盖公章的材料，如贷款、担保、落户口、住房公积金等一律由部门主管领导签批后方可用印。

6.其它特殊情况用印，需经部门主管领导和综合办公室主管领导共同签批。

三、印章使用登记

为明确责任，便于查询，使用印章首先履行《印章使用审批表》，同时还要严格履行登记手续，用印经办人填写《公章使用情况登记表》后方可用印。

四、印章使用要求

1.印章使用要慎重、安全、准确；

2.不按规定程序，任何人都不得私自使用印章；

3.严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印；

4.用印登记内容和用印项目必须一致；

5.严禁将单位印章带出使用，确因工作需要，借用人需填写《公章借出审批表》，并经处长签字后方可借出。借用人对印章的使用后果承担一切责任，且当天必须归还。

社会用工聘用流程

集团社会用工为与秦皇岛燕大后勤实业有限公司签订劳动合同或协议的工作人员。社会用工岗位有管理岗、专业技术岗和一般服务岗位，关键管理岗位和专业技术岗位人员由集团统一组织招聘，一般服务性岗位人员由用人部门自行组织招聘。

一、关键管理岗位与专业技术岗位人员聘用流程

第一步：部门提出用人申请，上报主管领导、集团总经理审批

第二步：审批同意后，将审批表交至综合办公室，综合办会同用人部门共同组织公开、公正招聘，筛选、确定应聘人员

第三步：后勤集团一般工作人员招聘委员会组织面试（笔试），邀请学校纪检、人事及相关专业技术人员组成考核小组，严格按照学校相关规定和程序进行面试（笔试）考核，并形成考核纪要。

第四步：将考核结果上报集团党政联席会议审议，确定拟聘人员

第五步：对拟聘人员进行公示

第六步：用人部门履行秦皇岛燕大后勤实业有限公司务工人员审批表

第七步：综合办公室根据审批表组织相关人员签订劳动合同或劳动协议

第八步：上岗

二、一般服务性岗位人员聘用流程

第一步：用人部门根据岗位需要自行组织招聘，确定拟聘人员

第二步：履行秦皇岛燕大后勤实业有限公司务工人员审批表

第三步：综合办公室根据审批表组织相关人员签订劳动合同或劳动协议

第四步：上岗

考勤管理（暂试用于办公室人员）

一、考勤方式：机器考勤（具体方式待定）

二、考勤办法：办公室人员按月轮流负责考勤，主要职责为依据机器考勤结果，如实填报考勤表并公示。每月末倒数第二个工作日进行本月考勤情况统计，确因病/事不能及时到岗或提前离岗的，需附主管领导签字的情况说明，否则视为无故迟到早退。

三、考勤结果的使用：全月无迟到、早退的，给予150元全勤奖；全月无故迟到、早退累计5次以上或迟到、早退累计时间1小时以上的，扣发次月月工资的10%。对于习惯性迟到、早退者，除进行上述处罚外，取消年终评优资格。

四、请假：工作人员必须严格按照学校和集团规定的作息时间上、下班，无特殊情况不得请假。确因事/病不能到岗的，必须履行请假手续，一天不能到岗的向部门负责人请假，两天不能到岗的向主管领导请假，三天及以上不能到岗的需向集团总经理请假，拒不履行请假手续的视为旷工，按学校相关管理办法处理。

五、其他未尽事宜参照《后勤集团考勤管理办法》执行。

社会用工保险缴纳与劳动合同管理

一、岗位职责

1、按照国家及地方的保险法和集团的相关规章制度的规定，为员工缴纳各种保险，办理相关手续；

2、负责缴纳保险费用明细的计算并与薪资专员、财务人员协调配合，核对保险缴纳费用数据，确保费用核算数据的准确，做好保险缴纳工作；

3、负责合同的拟定、修正、完善、签订、续签、保管等；

4、负责做好新进人员的劳动关系备案管理工作，为解除劳动关系的员工办理保险停缴手续和保险转移手续，及时向劳动主管部门进行申报；

二、管理规范

1、养老保险：对新转正及新离职职工的养老保险，及时进行系统录入，并于申报期内携带《缴费申报表》、《增减变化表》、《劳动合同》、《解除劳动合同证明书》等材料按期申报；

2、医疗/生育/工伤保险：对新转正及新离职职工的医疗保险，及时进行系统录入，并于申报期内携带《增减变化表》、《劳动合同》、《解除劳动合同证明书》、身份证复印件、工资表、记账凭证等材料按期申报；

3、失业保险：对新转正及新离职职工的养老保险，及时进行系统录入，并于申报期内携带《缴费申报表》、《参保登记表》、《劳动合同》、《人员变更登记表》、劳动合同等材料按期申报；

4、社保卡：新转正员工参保医疗保险后，及时为其申领《社保申领登记表》，为其办理社会保障卡。

5、就业备案登记：对新转正的职工及时进行系统录入，并于规定时间内携带《劳动合同书》、《备案表》、《求职登记表》、《企业花名册》等材料按期备案。

6、失业备案登记：对新离职的职工机械进行系统录入，并于规定时间内携带《解除劳动合同证明书》、《解除劳动合同备案花名册》等材料按期备案。

7、工伤认定备案

（1）工伤事故发生后，应在7日内向工伤保险科和工伤保险结算科进行备案。

（2）受伤职工应于30日内向单位提出申请，并填写《秦皇岛燕大后勤实业有限集团工伤认定申请表》，同时提交医院诊断书原件及复印件、住院病历首页复印件或（门诊）病历原件及复印件、身份证复印件、由证人签字捺印的证人证言、发生交通事故或遭受暴力伤害的，还需提交《道路交通事故认定书》及公安机关出具的暴力伤害证明材料。

（3）经工伤保险科认定为工伤的，受伤职工应于工伤认定书出具后的30日内，分情况向单位提交所需工伤结算材料。

①未住院的情形需提交：《工伤职工享受待遇资格确认表》、《工伤保险待遇申领表》、近期免冠1寸照片一张、医疗费收据原件、门诊病历、门诊诊断，经过刑事或民事诉讼的，还需提交相关裁判文书。

②住院的情形需提交：除上述所需材料外，另需提交《工伤职工医疗申请表》、《停工留薪期确认表》、住院病历、住院诊断、住院治疗明细清单、各种检查项目报告单。

（4）工伤治疗需到秦皇岛市工伤保险定点医院就诊。

8、生育津贴办理

（1）《产前检查登记表》办理：女职工在怀孕四个月内向单位提交身份证原件及复印件、社保卡原件及复印、结婚证原件及复印件、医院诊断证明书原件、B超检查报告原件及复印件。

（2）《产妇登记表》办理：女职工在生产前一个月内，向单位提出申请，并提交《产前检查登记表》原件及复印件、准生证原件及复印。

（3）报销生育津贴的女职工（男职工），自生产后次月起满6个月的向单位提交《产妇登记表》第一联、医院诊断证明书、出生医学证明原件及复印件、住院收费收据原件。

（4）参保男职工的配偶无工作且未参加生育保险，报销生育医疗费时需提交：双方身份证原件及复印件、男职工社保卡原件及复印件、结婚证原件及复印件、医院诊断证明书、配偶所在社区或村委会出具的无工作证明、准生证原件及复印件、出生医学证明原件及复印件、住院费收据原件。

（5）参保女职工发生计划生育手术费需自术后次月起向单位提交身份证原件及复印件、社保卡原件及复印、结婚证原件及复印件、医院诊断证明书、医院收费收据原件。

（6）生产或计划生育手术需到秦皇岛市生育保险定点医院诊治。

9、劳动合同及员工档案的管理

（1）劳动合同按以中心为单位，“一员一号”，一式两份，分类管理；

（2）员工借阅档案时，须填写《档案借调申请单》，并经所属中心领导和综合办公室主管领导批准后方可借阅，档案借阅时间最长不得超过8小时；

（3）超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。需销毁的档案由保管部门填写《销毁档案申请单》，经所属中心领导和综合办公室主管领导批准后方可销毁；

（4）档案保管人员对于档案要妥善保管，保证档案安全。

三、保险缴纳指南

1、养老保险。以企业身份参保的缴费分别由企业缴纳和个人缴纳两部分组成，缴纳比例为2.8%，企业缴纳缴费基数为20%，个人缴纳缴费基数为8%；养老保险缴纳基数为参保人员上年度应发月平均收入。每年申报核定后的月缴费基数当年内不得变动直至次年核定。缴费基数低于统一公布的河北省上一年度城镇非私营单位在岗职工月平均工资60%的，按60%作为缴费基数，高于统一公布的河北省上一年度城镇非私营单位在岗职工月平均工资300%的，按300%作为缴费基数。现秦皇岛市享受退休金待遇的条件年龄要求是男年满60周岁、女干部年满55周岁、女工人年满50周岁，实际缴费加视同缴费年限累计满15年，且人事档案由秦皇岛市人才市场存档保管的人员，可以办理退休手续。符合上述规定的参保员工可按月领取基本养老保险金。对于缴费不满15年的到龄参保人员，不符合退休条件的，由秦皇岛市人力资源和社会保障局一次性返还其个人账户金额。

2、医疗保险的缴费比例为9.5%，单位负担7%，每年150元大额医保，以单位7.5%，个人2%分担。医疗保险缴费基数按秦皇岛上一年度城镇非私营单位在岗职工月平均工资的80%核定。职工参加医保当月为其办理《社保卡申领登记表》。个人账户的记录办法，按参保人月缴费基数，根据不同年龄段分别按：35岁以下2.2%；36-45岁2.7%；46岁至享受医疗保险退休待遇前以上3.2%，享受医疗保险退休待遇的人员的按5%比例计入。退休人员按本人月养老金的5%计入。

3、失业保险的缴费比例为1%，单位负担0.7%，个人负担0.3%。同时具备下列条件的失业人员，可以领取失业保险金：（1）按照规定参加失业保险，所在单位和本人已按照规定履行缴费义务满1年的；（2）非因本人意愿中断就业的；（3）已成功办理就业备案登记。失业人员在领取失业保险金期间，按规定同时享受其他失业保险待遇。（4）失业人员领取失业保险金的期限，根据失业人员失业前累计缴费时间确定，最长不得超过24个月：①累计缴费时间1年不满2年的，领取3个月失业保险金；②累计缴费时间2年以上不满3年的，领取6个月失业保险金；③累计缴费时间3年以上不满4年的，领取9个月失业保险金；④累计缴费时间4年以上不满5年的，领取12个月失业保险金；⑤累计缴费时间5年以上不满10年的，领取18个月失业保险金；⑥累计缴费时间满10年以上的，领取24个月失业保险金。失业保险费缴费时间按单位和职工个人缴纳失业保险费的时间分别累计计算。（5）失业人员在领取失业金期间再次就业的，应到失业金发放机构办理《失业人员再就业备案表》，停止领取失业金。

财务精细化管理

一、后勤集团财务组成结构与岗位职责

后勤集团财务现有人员4名，其中主管会计1名、会计2名、出纳1名，主要负责核算后勤集团管理下的楼宇、第一、第二幼儿园、绿化、浴池、车队、食堂、校医院和一个独立法人企业（秦皇岛燕大后勤实业有限公司）。

（一）主管会计及其岗位职责

1.严格遵守各项规章制度，认真进行会计监督；

2.负责审核原始凭证的合法性、真实性和完整性；

3.负责合理设置帐薄，严格审查摘要的规范性、科目的准确性。

4.编制并严格执行部门预算，对执行中发现的问题，提出建议和措施

5.负责帐务处理，按时完成各种报表和分析报告。

6.负责整理、保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和财务文件等资料。

7.负责定期审核、检查债权和债务情况，发现问题及时请示汇报。

8.负责对经费收支情况进行分析，提供分析报告。

9.承担其他相关财务协调工作。

（二）收入与工资核算会计及其岗位职责

1.认真做好收入及工资、各项保险核算, 保证会计帐务处理及时 , 会计科目运用准确 , 会计核算信息真实完整。

2.录入( 编制 ) 记帐凭证 , 负责会计凭证汇总、帐簿登记 , 打印输出记帐凭证和帐簿。

3.对会计凭证、帐簿、报表和有关文件制度等会计资料,定期分类装订立卷 , 妥善保管 , 按规定移交档案室。

4.每月定期做好银行对账工作，保证及时、准确的出具银行余额调节表。

（三）成本与往来核算会计及其岗位职责

1.熟悉掌握财务制度、会计制度和有关法规。遵守各项收费制度、费用开支范围和开支标准，保证专款专用。

2.对原始票据的合法性、金额的正确性和手续的完备性等进行审核，审核无误后编制合理合法的记账凭证。

3.认真计算财务成果及各种税金，.按期缴纳各种税款。

4.每月末进行费用分配，及时各部门核对库存商品，进行月末结账。

5.及时清理往来款项，协助资产管理部门定期做好财产清查和核对工作，做到账实相符。（四）财务出纳及其岗位职责

1.出纳员负责现金、支票、发票的保管工作，要做到收有记录，支有签字。

2.现金业务要严格按照财务制度和学校制定的现金管理制度所要求的办理。对现金收、支的原始凭证认真稽核，不符合规定的有权拒付。

3.现金要日清月结，按日逐笔记录现金日记帐，并按日核对库存现金，做到记录及时、准确、无误。

4.支票的签发要严格执行银行支票管理制度，不得签逾期支票、空头支票。对签发的支票必须填写用途、限额，除特殊情况需填写收款人。应定期监督支票的收回情况。

5.办理其它银行业务要核对发票金额是否正确、准确，并经领导批准后签发，不得随意办理汇款。

6.收付现金双方必须当面点清，防止发生差错。

7.对库存现金要严格按限额留用，不得肆意超出限额。妥善保管现金、支票、发票，不得丢失。

8.杜绝白条抵库，发现问题及时汇报领导。

二、业务规范及工作流程

（一）日常报销管理规定

1.现金支付的管理规定

因工作需要，按照国务院《现金管理暂行条例》的规定，可以现金支付的范围为：

（1）职工工资、津贴；

（2）个人劳务报酬；

（3）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；

（4）各种劳保、福利费以及国家规定的对个人的其他支出；

（5）向个人收购农副产品和其他物资的价款；

（6）出差人员必须随身携带的差旅费；

（7）结算起点以下的零星支出；

（8）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

2.业务暂借款管理规定

公务卡强制结算目录范围内的项目一般不予借款。其他业务借款按照以下规定执行：

（1）借款人必须是在职人员，借款按照“前款未清，后账不借”的原则办理。

（2）借款时，应认真填写《燕山大学后勤集团借款单》，列明借款是由、金额、借款开支项目等内容，经单位主管领导审批后方可办理。所借款项原则上须转入公务卡，特殊情况需转入个人银行卡的，需提供书面说明。

（3）个人借支现金原则上以1万元为限。1万元元以下的（含1万元千元）由后勤集团总经理及书记审批，1万元以上的，由主管副校长审批。

（4）2万元以上的（含2万元）的预付款，原则上应取得对方单位的合法票据后，凭合同原件或中标通知书办理。借款后，应及时办理报销手续。差旅费及其他现金形式的借款，应在业务完成后的1个月内办理报销手续；材料、设备等借款，应按合同约定条款按期报账。

（5）借款超过规定时间2个月未办理报销手续的，财务部门有权从借款人员工资中扣回。

3.差旅费报销规定

（1）差旅费报销，一律按国家相关文件及《燕山大学差旅费管理办法》执行。

（2）用学校预算经费乘坐飞机的，应从严控制，须在出差审批单上注明，并经审批人审批。

（3）差旅费金额在1万元（包含1万元）以下的由总经理审批，超过1万元至2万元（包含2万元）的由总经理、书记联合审批，超过2万元的由主管校长审批。

4.设备购置、材料及物资采购、图书资料购置管理规定

（1）仪器设备购置、材料及大宗物资、图书文献资料采购1万元以上，须根据合同原件办理付款手续；发票金额1万元（包含1万元）以下的由总经理审批，发票金额在1万元至2万元（包含2万元）的由总经理、书记联合审批，超过2万元的由主管校长审批。

（2）单位价值符合国家规定标准的固定资产（含家具），须到学校资产管理处办理固定资产验收登记手续后方可办理报账。

（3）单位价值虽未达到固定资产标准但使用年限在一年以上、金额合计5千元以上的大批同类物质，须经学校资产管理处办理验收登记后方可报账。

（4）各中心购买的材料和低值易耗品，必须经过验收后方可办理入库手续。

会计人员定期对集团业务人员组织培训，向业务办理人员宣讲此制度，让业务办理人员对此知晓并落到实处。

（二）工作流程

1.会计人员根据各部门核对准确的收入填制收款记账凭证，根据合法合规的费用支出发票和相关需入库手续填制付款记账凭证。

2.根据收付记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账，出纳核对日记账，做到日清月结。

3.根据记账凭证登记明细分类账，月末汇同库管人员实地盘点，做到帐实相符。如发现不符，及时查明原因，视具体情况做相关处理。

4.根据记账凭证汇总、编制科目汇总表。

5.根据科目汇总表登记总账，核对债权债务情况，及时清理往来账。

6.期末，根据总账和明细分类账编制资产负债表和利润表，编制收入支出表。分析盈亏、预算资金结余情况，查找原因，及时向领导汇报。

7.按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

固定资产管理

一、岗位职责

（一）起草后勤集团（以下简称集团）和秦皇岛燕大后勤实业有限公司（以下简称实业公司）资产管理规章制度、工作流程；

（二）负责集团和实业公司各类资产入账、清查和处置工作，掌握资产分布及变动情况；

（三）监管后勤集团管理的学校账下固定资产数据；

（四）办理集团和实业公司固定资产相关的其他工作。

二、固定资产管理程序

（一）固定资产入账的基本程序

1.固定资产入账要求

（1）仪器设备入账标准为使用期限超过一年，单价在1000元（含1000元）以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。

凡符合入账标准的仪器设备在办理固定资产入账、报销经费前，由使用该固定资产的科级单位组织验收，填写《仪器设备验收单》。办理仪器设备类固定资产入账手续时，需提供以下资料：

①购置发票（办理退税需提供“增值税专用发票”的发票联和抵扣联）；

②购置合同；

③《仪器设备验收单》。

（2）家具入账标准无单价金额要求，由使用该固定资产的科级单位组织验收，无需填写验收单。

办理家具类固定资产入账手续时，需提供购置发票及其他相关材料。

（3）购置发票、验收单（验收报告）等入账材料必须由领用人及相关责任人签字确认，手续完备、资料齐全才可办理资产入账手续。

2.学校账下固定资产入账主要流程

各部门兼职国资员将符合入账条件的固定资产电子版材料发送至指定邮箱→在规定办理时间到学校固定资产管理部门（世纪楼802室）出示采购合同等凭证、提交固定资产纸质材料、办理固定资产入账→取回固定资产卡片和标签→凭固定资产卡片（财务单位留存联）和其他凭证到财务部门办理报销手续→将标签按要求贴到对应固定资产上标识→将固定资产卡片（领用单位留存联）存档→将电子版材料（文件名设置为“设备名称+领用人姓名”）报送至集团固定资产管理部门存档。

3.实业公司账下固定资产入账主要流程

各部门兼职国资员将符合入账条件的固定资产电子版材料发送至指定邮箱→到后勤办公楼305室出示采购合同等凭证、提交固定资产纸质材料、办理固定资产入账→取回固定资产卡片→凭固定资产卡片（财务单位留存联）和其他凭证到财务部门办理报销手续→将固定资产卡片（领用单位留存联）存档→将电子版材料报送至实业公司固定资产管理部门存档。

（二）固定资产清查的基本程序

1.学校账下固定资产清查主要流程

集团固定资产管理部门根据后勤实际情况分解学校清查任务→各科级单位按照分解任务进行实地实物清查→根据清查结果填报清查报告和表格→集团固定资产管理部门统一汇总复查→复查结果无误后形成纸质材料、报经集团总经理签字、加盖集团公章→统一提报送至学校固定资产管理部门。

2.实业公司账下固定资产清查主要流程

固定资产管理部门根据实际情况制定清查方案→经实业公司总经理批准后实施→依照方案分解清查任务→各科级单位按照分解任务进行实地实物清查→根据清查结果填报清查报告和表格→固定资产管理部门统一汇总复查→复查结果无误后形成纸质材料、对发现的问题提出处置方案→报实业公司总经理签字批复、加盖公司公章→固定资产管理部门对清查结果进行存档备案、执行批复的处置方案。

（三）固定资产处置的基本程序

1.学校账下固定资产处置主要流程

各部门兼职国资员进入学校固定资产管理系统→提交处置申请（如领用人变更、校内调剂、报废、报损等）→打印申请单、相关人员签字、加盖集团公章→到学校固定资产管理部门（世纪楼802室）提交纸质材料→取回相关材料、回执等→将电子版申请单、纸质版材料报送至集团固定资产管理部门存档。

固定资产因报废等原因需要学校固定资产管理部门转移时，集团固定资产管理部门、固定资产使用部门各派一人共同参与交接，交接单由集团固定资产管理部门存档。

其他具体事项按学校相关规定执行。

2.实业公司账下固定资产处置主要流程

各国有资产使用部门提交处置申请→综合办公室审核、财务室复核→履行国有资产处置审批表（一般性资产处置由国有资产管理与清查工作领导小组研究确定，大宗资产处置或重要资产处置由党政联席会研究确定）→综合办公室会同相关部门按照审批结果和会议纪要落实资产处置，并做好相关资料存档。

审核、复核过程中，如发现申报的固定资产不符合处置条件和要求的，一律不予处置。

固定资产处置的收入，包括出售收入、报废报损残值变价收入，统交实业公司财务管理使用。

报修总值班室管理

一、岗位职责

1.主要负责接听校园报修电话，将报修内容及时通报集团相关部门，并做好电话记录。

2.对于报修以外的如咨询、反映问题等其他事关后勤服务保障工作内容的电话，当日值班员了解情况的，应给予友好解答；不了解情况的，应为对方提供相关部门或人员的联系方式，建议对方与相关人员联系。对于涉及后勤工作的急、难、险、重等重要事宜，不论是否与报修有关，必须第一时间向部门负责人或集团领导汇报。

3.熟悉集团各部门服务范围，了解集团领导分管工作情况。

4.负责值班室水、电、暖及相关设备实施的安全检查，做好消防安全工作。

5.负责值班室卫生清洁，物品摆放整齐有序。

6.做好值班情况日志。

7.完成领导交办的其他工作。

二、服务规范

1.接听电话要文明礼貌，态度谦和。

2.接到报修电话后，务必第一时间将报修内容传达给相关部门，并做好信息记录。

三、工作纪律

1.不准迟到、早退（值班时间为7:30—18:30）；

2.不准擅自离岗、脱岗或酒后上岗；

3.不准与报修人员发生争执；

4.不准出现引发投诉的行为；

5.不准将闲杂人员带入值班室

6.不准在值班室做与工作无关的事儿；

7.不准使用报修电话办私事或聊天。

四、奖罚

1、全年无不良工作记录的，给与500元年终奖励。因服务态度或传达报修信息不及时而引起的投诉、争执或因违法其他工作纪律而导致不良影响的，每出现一次，扣发当月工资10%元，全年累计出现三次及以上的，解除劳动合同。

2、其他情况根据后勤集团相关规章制度执行。

收发室精细化管理

一、岗位职责

1、负责学校各单位、个人往来文件、印刷品的分拣、登记、投送工作。

2、负责学校各单位和个人汇款单、挂号信函、挂号印刷品的分拣、登记、领取工作。

3、做好领导交办的其它工作。

二、收发室工作规范

1、及时、准确地完成清点、登记、收发、投递、转退任务。工作人员发现地址或姓名不清，不详的信件时，应及时退回至邮局。

2、端正工作作风，严禁私拆文件及来往信函，或将报刊杂志带回家，不准借他人翻阅。严格执行保密制度，维护收件人的合法权利。

3、要保持收发室整洁，严禁将报刊信件及其他杂物乱丢乱放。

4、对待工作要认真负责，热情服务，礼貌待人，树立全心全意为学校各学院、各机关部门及师生服务的思想。

5、加强安全防范工作，不泄露、私藏、私拆他人信件、邮票。

6、收发室工作场所，非收发室工作人员严禁入内，取件人员应在收发室信箱外用钥匙开启信箱后拿取邮件、报刊。

7、遵守劳动纪律，不迟到、早退，认真遵守请销假制度。严格执行交接班制度。

三、收发工作流程

（一）信函管理

1.清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要相符合。

2.把各类挂号信（汇款单、挂刷等）按部门分类、登记、签发。

3.整理、核对、登记当天收发的各类挂号信，把接挂号信、汇款单的实收数、未发数，准确无误后进行登记。

4.对各部门退回收发室的挂号信，严格按照邮政信函管理规定进行处置。在退信上要贴退条、盖章、批注，分别为原址查无此人、迁移新址不明、地址不详、逾期不取等。同时履行登记手续，由退信人加盖名章。

（二）国际信函平信管理

1.登记当天接受日期。

2.翻译详细地址、姓名。

3.如有地址不详或错投信函，由收发室贴条，盖章，批注、退回。

4.已下发的国际平信信函，各部门退回收发室的信函需要贴退条、盖章、批注退回，同时履行登记手续，由退信人加盖名章。

（三）报纸管理

1.清点报纸。

2.按照报录分发各类报纸至报箱。

3.如有缺报、少报与投递员联系，及时补报。

（四）杂志管理

1.清点杂志数目与邮局清单数目相符。如有缺失，立即与邮局及时联系实施补刊。

2.按照收发室杂志分配册，登记当天接受日期，杂志期数、份数，分发杂志。

3.杂志投入信箱，封闭式管理，如有特殊要求的，可上前台签字，直接领取。

4.定期告知各部门取杂志，各单位取杂志需签字，并告知个人订阅杂志的教师姓名。

（五）订阅管理

1．将新一年的目录，发放给学校各单位，并告知订阅开始、结束的时间。

2．订阅期间提供技术支持电话咨询。

3．将学校各单位的订阅清单送交邮局，校对清单。

4．订阅完毕把订阅杂志的发票及时交给各部门，做到准确无误。

5．年初查询无法投递的报纸，杂志。

(六)信件领取

1.学校各单位指定专人为取件人员，负责领取信件、报刊，妥善保管信箱钥匙，不得将钥匙交给他人开启信箱领取信件、报刊。

2.信箱在使用期间，若钥匙丢失，由相关学院或部门出具书面证明后，方可到收发室领取备用钥匙自行配备，钥匙配置完成将备用钥匙归还收发室后，方可继续领取信件、报刊。

3.各学院、部门每周最少领取一次信件和报刊，超过一周未领取的信件，收发室工作人员应电话通知来领取，在电话通知后四周内仍未领取的，交邮递人员按邮政部门有关规定处理。对于师生个人信件和报刊，有收件人电话的，当天通知，没有电话的，根据地址进行投递，地址不详、超期不取的，按邮政部门有关规定处理。